Албан хэрэг хөтлөлт

Архивын ерөнхий газрын даргын 2009 оны 7 дугаар сарын 7-ны өдрийн 68 дугаар тушаалын хавсралтаар баталсан “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар”-ын 1.1 дүгээр зүйлд зааснаар Албан хэрэг хөтлөлтийн энэхүү зааврын зорилго нь Монгол улсын төр, захиргааны болон аж ахуйн нэгж, байгууллага /цаашид байгууллага гэх/-ын үйл ажиллагаанд үүсч хөтлөгдөж буй албан баримт бичгийн агуулга, бүтэц, хэв загварыг ижилтгэх, баримт бичигтэй ажиллах ажлын арга, хэлбэрийг боловсронгуй болгох, албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд баримт бичгийн эмх цэгц, бүрдэл, хадгалалт, ашиглалтыг сайжруулахад оршино гэж заасан байдаг.

Архивын ерөнхий газрын даргын 2009 оны 7 дугаар сарын 7-ны өдрийн 68 дугаар тушаалын хавсралтаар баталсан “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар”-ын 1 дүгээр зүйлийн 1.7 дахь хэсэгт зааснаар Байгууллага бүрт албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан орон тооны ажилтан /цаашид бичиг хэргийн ажилтан гэх/ байна.

Архивын тухай хуулийн 22 дугаар зүйлийн 22.1 дүгээр хэсэгт зааснаар Төрийн болон төрийн бус байгууллага, аж ахуйн нэгжийн албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан албан тушаалтан доорхи үүргийг биелүүлнэ гэж заасан байдаг.Үүнд:

  • албан хэргийг журам, стандартын дагуу хөтлөхөд хяналт тавих;
  • баримт бичгийг найдвартай нөхцөлд хадгалж, түүний бүрэн бүтэн байдлыг хангах;
  • баримт бичгийг хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу төрөлжүүлэн хэрэг бүрдүүлэх, албан хэрэгт хөтлөгдөх хугацаа дуусмагц зохих журмын дагуу цэгцэлж, бүрэн бүрдэлтэйгээр байгууллагын архивт шилжүүлэх.

Бичиг хэргийн ажилтны үүргээс

  • Байгууллагад ирсэн баримт бичгийг хүлээн авах, ангилах, бүртгэх, холбогдох ажилтанд шилжүүлэх,
  • Явуулах баримт бичгийг хүлээн авч, бүрдлийг шалгах, бүртгэх, дугтуйлах, хаяглах, илгээх,
  • Баримт бичгээр тавьсан асуудлын шийдвэрлэлтийн явцад хяналт тавих, үр дүнг удирдлагад мэдээлэх, шйидвэрлэх хугацаа хэтэрсэн баримт бичиг, өргөдөл гомдлын мэдээг тогтмол гаргах,
  • Байгууллагын үйл ажиллагаанд үүсч хөтлөгдсөн баримт бичиг,мэдээллийг ангилах, төрөлжүүлэх, мэдээллийн санд оруулах ажлыг зохион байгуулах,
  • Иргэдийн өргөдөл, гомдлын шийдвэрлэлтэд хяналт тавих, мэдээ, тайлан гаргах ажлыг зохион байгуулах,
  • Бичиг хэрэгт төвлөрөн хадгалагдаж буй баримт бичгийг дараа оны эхэнд ангилан төрөлжүүлж, хэрэг бүрдүүлэх, байнга хадгалах баримт бичигт архив зүйн боловсруулалт хийж, байгууллагын архивт шилжүүлэх ажлыг зохион байгуулах,
  • Зохион байгуулалтын нэгжүүдийн албан хэрэг хөтлөлт, баримт бичигтэй ажиллах ажиллагаанд хяналт тавих, арга зүйн удирдлагаар хангах.

Гарын үсгийн бүрдлийн талаар

Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын 2.3.11-д зааснаар “Гарын үсэг” бүрдэлд гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэр, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал орно. Хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдсэн баримт бичигт албан тушаалын нэрийг сайд, дарга, захирал гэх мэтээр товч, хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийг хэвлээгүй тохиолдолд бүтнээр бичнэ. Гарын үсэг бүрдэлд гарын үсэг зурж буй хүний албан тушаалын нэрийг хамгийн урт мөрөнд голлуулж бичнэ.

Тамга тэмдгийг хаана, хэрхэн дарах вэ?

Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын 2.3.12- зааснаар баримт бичгийн албан ёсны хүчин төгөлдөр байдал болон албан тушаалтны гарын үсгийг тамга, тэмдэг дарж, баталгаажуулна. Байгууллагын тамгыг дарга, орлогчийн, байгууллагын тэмдгийг зохион байгуулалтын нэгжийн даргын гарын үсэг зурсан баримт бичиг дээр дарна. Тусгайлан заагаагүй бол албан бичгийн гадаадад явуулах хувь дээр тамга, тэмдэг дарахгүй. Тамга, тэмдгийг гарын үсэг зурагдсан хэсгийг оролцуулж, тэгш, тод дарна.

Өргөдөл, гомдлыг ямар хугацаанд шийдвэрлэх вэ?

Архивын ерөнхий газрын даргын 2009 оны 7 дугаар сарын 7-ны өдрийн 68 дугаар тушаалын хавсралтаар баталсан “Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн заавар”-ын 5 дугаар зүйлд зааснаар иргэдээс байгууллага, албан тушаалтанд хандаж гаргасан өргөдөл, гомдлыг хүлээн авч шийдвэрлэхдээ холбогдох хууль тогтоомж болон нийтлэг журмыг удирдлага болгоно. Төрийн албан хэрэг хөтлөлтийн үндсэн зааврын 4.2 дахь хэсэгт зааснаар баримт бичгийн шийдвэрлэх хугацааг байгууллагын дотоод баримт бичгийн хувьд тэдгээрийг баталж, мөрдүүлсэн өдрөөс, гаднаас ирсэн бичгийн хувьд бичиг хэрэгт бүртгэж, хүлээн авсан, шийдвэрлэх бичгийн хувьд удирдлага цохолт хийж, холбогдох зохион байгуулалтын нэгж, ажилтанд шилжүүлсэн өдрөөс эхэлж тооцно.

  • шууд шийдвэрлэж болох асуудлыг 1-3 хоногт, бусад асуудлыг 10 хоногийн дотор;
  • бусад байгууллагатай хамтарч шийдвэрлэх, нэмэлт судалгаа, тодруулга хийх бол 30 хоногийн дотор;
  • удирдлага танилцаад шийдвэрлэх хугацааг нь заасан бол дурдсан хугацааны дотор;
  • яаралтай албан бичиг, факсын хариуг 1-3 хоногт;
  • баримт бичигт асуудал шийдвэрлэх хугацааг заасан бол дурдсан хугацаанд нь явуулна.

Засгийн газрын 1999 оны 164 дүгээр тогтоолын хавсралтаар баталсан “Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын дүрэм”-ын 1.2 дахь хэсэгт зааснаар архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хяналтыг улсын хэмжээнд архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан Засгийн газрын хэрэгжүүлэгч агентлаг, улсын ерөнхий байцаагч, улсын ахлах байцаагч, улсын байцаагч, аймаг, нийслэлийн улсын байцаагч хэрэгжүүлнэ.

Засгийн газрын 1999 оны 164 дүгээр тогтоолын хавсралтаар баталсан “Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын дүрэм”-ын 18 дахь хэсэгт зааснаар байцаагчийн шаардлагыг байгууллага, аж ахуйн нэгж, албан тушаалтан, иргэд хугацаанд нь биелүүлж, хариуг албан ёсоор өгөх үүрэгтэй.

Улсын байцаагчийн эрхээс:

  • хяналт шалгалт хийх обьектод саадгүй нэвтрэн орох, тухайн хяналт шалгалтын ажилд холбогдолтой мэдээ, судалгаа, бусад баримт бичгийг холбогдох байгууллага, албан тушаалт­наас үнэ төлбөргүй гаргуулан авах;
  • архивын хөмрөгийн баримт хадгалалтын тохиромжгүй нөхцөлд байгаа нь тогтоогдвол зөрчлийг арилгах хүртэл тухайн архивын үйл ажиллагааг түр зогсоох;
  • илэрсэн зөрчилд эрүүгийн хариуцлага хүлээлгэхээр байвал шалгалтын акт, материалыг хууль хяналтын байгууллагад шилжүүлэх;
  • тамга, тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хэрэглэх талаархи Засгийн газрын шийдвэрийг зөрчсөн албан тушаалтанд хариуцлага хүлээлгэх.

Байцаагч нь архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаархи хууль тогтоомж, дүрэм, журам, заавар зөрчсөн болон илэрсэн зөрчлийг арилгуулах талаар өгсөн шаардлагыг биелүүлээгүй байгууллага, аж ахуйн нэгж, иргэнд Архивын тухай хууль, Захиргааны хариуцлагын тухай, Төрийн хяналт шалгалтын тухай хууль болон бусад холбогдох хууль тогтоомжийн дагуу захиргааны хариуцлага хүлээлгэнэ.

Төстэй мэдээ